E-Rechnungspflicht 2027: Was Betriebe in Bad Kreuznach jetzt regeln sollten
Empfang seit 2025, Versand ab 2027 oder 2028: welche Frist für Ihren Betrieb gilt, warum ein PDF nicht reicht und wie die Umstellung mit DATEV läuft.
Die E-Rechnung ist kein IT-Projekt für Konzerne – sie betrifft den Weinhandel in Bad Kreuznach genauso wie die Spedition in Alzey. Und sie kommt in Stufen, die viele Betriebe in der Region noch verwechseln. Dieser Artikel sortiert die Fristen, räumt mit dem PDF-Irrtum auf und zeigt, wie die Umstellung ohne Hektik gelingt. Wer es kürzer mag: Der Selbsttest auf unserer E-Rechnungs-Seite beantwortet in drei Fragen, was für Sie gilt.
Drei Stichtage – einer liegt schon hinter uns
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Das gilt für den Ein-Personen-Betrieb genauso wie für den Mittelständler – und es gilt auch für Kleinunternehmer.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung stellen. Maßgeblich ist der Umsatz des Jahres 2026 – wer also dieses Jahr über der Grenze liegt, hat noch wenige Monate.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle. Papier und PDF zwischen Unternehmen sind dann Geschichte.
Ausgenommen bleiben Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen müssen sie sie trotzdem.
Warum ein PDF keine E-Rechnung ist
Der häufigste Satz, den wir hören: „Wir schicken doch schon PDFs.“ Ein PDF ist für Menschen lesbar, für Software nicht. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den das Buchhaltungsprogramm des Empfängers ohne Abtippen einliest. In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung als reine XML-Datei, bei Behörden seit Jahren Standard, und ZUGFeRD, das ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Beide sind zulässig – ZUGFeRD ab Version 2.0.1, allerdings nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Ein PDF ist schon heute eine „sonstige Rechnung“. Ab Ihrer Frist reicht ein PDF zwischen Unternehmen nicht mehr aus. Die Folge trifft nicht nur Sie: Ihr Kunde riskiert den Vorsteuerabzug, und Großkunden weisen Rechnungen zurück, die ihr System nicht lesen kann.
Der unterschätzte Teil: der Eingang
Die meisten Gespräche drehen sich um den Versand. Dabei ist der Empfang seit über anderthalb Jahren Pflicht – und in der Praxis oft nur halb gelöst. Ein E-Mail-Postfach genügt rechtlich. Praktisch muss die Rechnung geprüft, verbucht und acht Jahre unverändert archiviert werden. Wo das fehlt, liegen XML-Dateien ungelesen im Posteingang, und der Vorsteuerabzug hängt am seidenen Faden.
Bei Betrieben mit Steuerkanzlei ist DATEV Unternehmen online meist der richtige Ort: E-Rechnungen landen dort geprüft im Belegfluss und gehen direkt an die Kanzlei. Das richten wir ein – als DATEV-Partner seit 1998 ist das unser Alltag.
Zwei Wege für den Versand
Welcher Weg passt, hängt weniger von der Branche ab als vom Belegvolumen.
Weg A — der DATEV-Weg. Für Betriebe bis etwa 3.000 Ausgangsrechnungen im Jahr laufen Empfang, Archiv und Versand über die bestehende DATEV-Umgebung. Wir prüfen die Warenwirtschaft auf E-Rechnungs-Fähigkeit, richten den Versand ein, testen ihn mit echten Empfängern und schulen die Buchhaltung.
Weg B — DATEV SmartTransfer. Ab 3.000 Belegen, bei mehreren Systemen, Filialen oder Auslandsversand lohnt die Plattform von DATEV: Sie nimmt Rechnungen aus jeder Warenwirtschaft entgegen, wandelt sie ins Format des Empfängers und stellt sie über die Netzwerke TRAFFIQX und Peppol zu. Kommtronik ist Empfehlungspartner — wir prüfen mit Ihnen die Voraussetzungen und übergeben an das DATEV-Team, das Beratung, Einrichtung und Schulung übernimmt.
Ein Rat aus einem echten Gespräch
Eine Geschäftsführerin aus der Region sagte uns kürzlich, ihr Warenwirtschafts-Hersteller habe gesagt, das „sollte aus dem System heraus gehen“. Das mag stimmen. Aber „sollte gehen“ ist eine Herstelleraussage, keine Zusage. Lassen Sie sich Format, Profil und Termin schriftlich bestätigen – und schicken Sie eine Testrechnung an einen echten Geschäftskunden, bevor die Frist greift. Das kostet einen Nachmittag und erspart im Januar den Notfall.
Vier Schritte, der erste kostet nichts
- Bestandsaufnahme – wie schreiben Sie heute Rechnungen, wie viele, an wen, mit welcher Software? Ein kurzes Gespräch, vor Ort oder per Video.
- Eingang absichern – Postfach, Prüfung, Archiv, Weitergabe an die Kanzlei.
- Ausgang einrichten – DATEV-Umgebung und Warenwirtschaft, oder Übergabe an SmartTransfer. Testversand vor dem Ernstfall.
- Schulung und Probelauf – an echten Belegen, mit einem Monat Begleitung.
Bei einem Betrieb mit DATEV-Anbindung und gängiger Warenwirtschaft dauert das typischerweise zwei bis vier Wochen. Den Großteil davon wartet man auf Testrückmeldungen – ein Grund mehr, nicht bis Dezember zu warten.
Für Steuerkanzleien
Viele Kanzleien in der Region werden gerade von Mandanten gefragt, was zu tun ist. Wir übernehmen den technischen Teil beim Mandanten – Belegfluss, Einrichtung, Schulung – und die Kanzlei bleibt fachliche Ansprechperson. Wer wissen will, welche Frist für den eigenen Betrieb gilt, braucht keinen Termin: Drei Fragen, Antwort sofort.
