Leistung · KI-Telefonie[ 02 / 06 ]

Es ist 19:47 – Ihr Telefon nimmt trotzdem ab

Intelligente Telefonlösungen mit KI-Unterstützung für Betriebe in Rheinland-Pfalz und Rhein-Main – eingerichtet von uns aus Bad Kreuznach. Auch in der Mittagspause, nach Feierabend und im Urlaub nimmt der Assistent Anrufe an.

Erstgespräch vereinbaren
0671 21548850
Hörprobe anhören · 1:27
  • Ansage zu Beginn, dass eine KI spricht
  • Hosting in der EU, wo der Dienst das ermöglicht
Kurz erklärt

Was ist ein KI-Telefonassistent?

Ein KI-Telefonassistent (kurz: KI-Telefonie) nimmt Anrufe an, versteht das Anliegen und dokumentiert es oder bucht direkt einen Termin. Bei Kommtronik gibt es ihn in drei Ausbaustufen – vom Annehmen und Zusammenfassen über die Terminbuchung im Kalender bis zur Wiedererkennung von Anrufern mit CRM-Anbindung.

Das bremst im Alltag

Das Telefon klingelt – immer im falschen Moment

Praxen, Kanzleien, Dienstleister, Handwerksbetriebe – überall dasselbe Muster: Routineanfragen fressen die Zeit, die für die eigentliche Arbeit fehlt.

  • Notiz 01

    Anrufe gehen verloren, wenn das Team gerade nicht ans Telefon kann

  • Notiz 02

    Immer dieselben Fragen – Termine, Öffnungszeiten, Zuständigkeiten

  • Notiz 03

    Wiederkehrende Anfragen blockieren Mitarbeiter im Tagesgeschäft

  • Notiz 04

    Außerhalb der Öffnungszeiten ist niemand erreichbar

Unsere Lösung

Ein KI-Telefonassistent, der zuhört statt abwimmelt

Freundliche, professionelle Gesprächsannahme – auch nach Feierabend. Der Assistent nimmt Anliegen strukturiert auf, leitet bei Bedarf an die richtige Person weiter und trägt ab der Stufe Business Termine in Ihren Kalender ein. Jedes Anliegen kommt als Zusammenfassung per E-Mail bei Ihrem Team an.

Drei Ausbaustufen – von der strukturierten Gesprächsnotiz bis zur datenbankgestützten Gesprächsführung mit Wiedererkennung. Ideal für Handwerk, Hotels und alle Unternehmen mit hohem Telefonaufkommen – in Wiesbaden genauso wie in Alzey. Für Kanzleien richten wir sie nach Angebot ein, mit geregelter Verschwiegenheit; für Arztpraxen gibt es ein eigenes Angebot – ausschließlich über einen Dienst mit aktuellem C5-Nachweis, Start nach Einrichtung bei Ihnen.

  • Personalisierte Begrüßung
  • Terminbuchung je nach Ausbaustufe
  • Ansage zu Beginn, dass eine KI spricht
  • Intelligente Anrufweiterleitung
  • Reduzierung wiederkehrender Anfragen
  • Spürbare Entlastung fürs Team
So denkt der Assistent

Drei Ausbaustufen – live mitverfolgen, was sich ändert

Basic ist die saubere Annahme. Business fügt den Kalender dazu. Premium erkennt den Anrufer und schreibt zurück ins CRM. Wählen Sie unten eine Stufe – der Ablauf wächst mit.

1:27

Strukturierte Annahme.

Ergebnis

Strukturierte Mail im Team-Postfach – Anliegen, Wunschzeitraum, Rückrufnummer.

Beispiel Handwerk

Abschrift der Hörprobe
  1. Anrufer: Guten Tag, Schneider hier. Ich bräuchte einen Termin wegen meiner Heizung.
  2. Assistent: Guten Tag, Herr Schneider. Sehr gerne – damit ich Sie richtig weiterleiten kann: Worum geht es genau? Ist die Heizung komplett ausgefallen oder gibt es eine Störung?
  3. Anrufer: Sie fällt immer wieder aus. Heute Morgen wieder.
  4. Assistent: Verstanden. Ich nehme das strukturiert auf, damit unser Team sofort weiß, was zu tun ist. Adresse des Einsatzortes? Wie dringend ist es – kalt im Haus oder läuft sie sporadisch? Gibt es eine Fehlermeldung am Gerät?
  5. Anrufer: Musterstraße 7 in 55555 Musterstadt. Es wird langsam kalt. Fehlermeldung E12.
  6. Assistent: Danke. Und wann sind Sie am besten erreichbar, damit wir den Termin abstimmen können? Heute noch, morgen Vormittag oder morgen Nachmittag?
  7. Anrufer: Morgen Vormittag.
  8. Assistent: Perfekt. Ist die Nummer, unter der Sie anrufen, für Rückfragen korrekt – und an welche E-Mail-Adresse darf ich Ihnen die Bestätigung schicken?
  9. Anrufer: Ja, diese Nummer. E-Mail ist schneider@beispiel.de.
  10. Assistent: Vielen Dank. Ich fasse kurz zusammen: Heizungsstörung, Fehlermeldung E12, Adresse Musterstraße 7 in 55555 Musterstadt, erreichbar morgen Vormittag. Ich leite das an die zuständige Person weiter. Sie erhalten zusätzlich eine E-Mail-Bestätigung. Vielen Dank für Ihren Anruf, Herr Schneider. Auf Wiederhören.
  1. SystemAnruf rein · Begrüßung mit KI-Hinweis (in der Hörprobe gekürzt).
  2. Anrufer„Guten Tag, Schneider hier. Ich bräuchte einen Termin wegen meiner Heizung.“
  3. Assistent„… Ist die Heizung komplett ausgefallen oder gibt es eine Störung?“
  4. Anrufer„Sie fällt immer wieder aus. Heute Morgen wieder.“
  5. Assistent„Verstanden. Ich nehme das strukturiert auf … Gibt es eine Fehlermeldung am Gerät?“
  6. Anrufer„… Es wird langsam kalt. Fehlermeldung E12.“
  7. Assistent„… Ich fasse kurz zusammen: Heizungsstörung, Fehlermeldung E12 … erreichbar morgen Vormittag.“
  8. SystemMail im Team-Postfach: Heizungsstörung · E12 · morgen Vormittag · Rückrufnummer.
1:07

Mit Terminbuchung.

Ergebnis

Termin steht im Kalender · auf Wunsch Bestätigung per E-Mail an den Anrufer.

Beispiel Terminbuchung

Abschrift der Hörprobe
  1. Anrufer: Guten Tag, Schneider hier. Ich bräuchte einen Termin.
  2. Assistent: Guten Tag, Herr Schneider. Herzlich willkommen, ich wünsche Ihnen eine schöne Vorweihnachtszeit. Sehr gerne helfe ich Ihnen weiter. Damit ich den richtigen Termin finde: Worum geht es – Kontrolltermin, akute Beschwerden oder eine Besprechung?
  3. Anrufer: Kontrolltermin.
  4. Assistent: Alles klar. Damit ich passend planen kann: Sind Sie eher vormittags oder nachmittags verfügbar?
  5. Anrufer: Vormittags wäre besser.
  6. Assistent: Perfekt. Dann prüfe ich kurz die Verfügbarkeit im Kalender. Einen Moment bitte. – Ich kann Ihnen Mittwoch um 9:20 Uhr oder Donnerstag um 10:40 Uhr anbieten. Was passt Ihnen besser?
  7. Anrufer: Donnerstag, 10:40 Uhr.
  8. Assistent: Perfekt. Der Termin ist für Donnerstag um 10:40 Uhr eingetragen. Sie erhalten gleich eine Bestätigung per E-Mail. Darf ich schneider@beispiel.de verwenden?
  9. Anrufer: Ja, genau.
  10. Assistent: Wunderbar. Gibt es sonst noch etwas, das wir vorab wissen sollten?
  11. Anrufer: Nein.
  12. Assistent: Vielen Dank für Ihren Anruf, Herr Schneider. Frohe Weihnachten und eine entspannte Vorweihnachtszeit. Auf Wiederhören.
  1. SystemAnruf rein · Begrüßung mit KI-Hinweis (in der Hörprobe gekürzt).
  2. Anrufer„Guten Tag, Schneider hier. Ich bräuchte einen Termin.“
  3. Assistent„… Damit ich den richtigen Termin finde: Worum geht es – Kontrolltermin … oder eine Besprechung?“
  4. Anrufer„Kontrolltermin.“
  5. Assistent„… Sind Sie eher vormittags oder nachmittags verfügbar?“
  6. Anrufer„Vormittags wäre besser.“
  7. SystemKalender geprüft: Mittwoch 9:20 Uhr und Donnerstag 10:40 Uhr sind frei.
  8. Anrufer„Donnerstag, 10:40 Uhr.“
  9. Assistent„… Der Termin ist für Donnerstag um 10:40 Uhr eingetragen. Sie erhalten gleich eine Bestätigung per E-Mail.“
  10. SystemTermin steht im Kalender · Bestätigung per E-Mail an den Anrufer.
1:41

Mit Anruferkennung und CRM.

Ergebnis

Termin gebucht · CRM aktualisiert · Anrufer nach Bestätigung persönlich angesprochen.

Beispiel Kanzlei

Abschrift der Hörprobe
  1. Anrufer: Guten Tag, Schneider hier. Ich bräuchte einen Termin.
  2. Assistent: Guten Tag, Herr Schneider. Schön, dass Sie anrufen – frohe Ostern und angenehme Feiertage.
  3. Assistent: Kurz zur Sicherheit: Spreche ich mit Herrn Thomas Schneider aus Bad Kreuznach?
  4. Anrufer: Ja, genau.
  5. Assistent: Danke. Damit ich direkt richtig einsteige: Geht es um Ihre Rückfrage zur Umsatzsteuer-Voranmeldung, zu der Sie letzte Woche eine E-Mail geschickt hatten?
  6. Anrufer: Ja, genau. Dazu.
  7. Assistent: Verstanden. Ich sehe, es geht um eine Belegnachreichung und eine kurze Abstimmung vor der Abgabe. Möchten Sie einen kurzen Rückruf durch Frau Sommer oder lieber einen festen Termin im Kalender?
  8. Anrufer: Lieber einen festen Termin.
  9. Assistent: Sehr gerne. Passt bei Ihnen eher der Vormittag oder der Nachmittag?
  10. Anrufer: Vormittags.
  11. Assistent: Alles klar. Ich gleiche kurz den Kalender ab. Einen Moment bitte. – Ich kann Ihnen Mittwoch um 9:15 Uhr oder Donnerstag um 10:30 Uhr anbieten. Was passt Ihnen besser?
  12. Anrufer: Donnerstag, 10:30 Uhr.
  13. Assistent: Perfekt. Der Termin ist für Donnerstag um 10:30 Uhr eingetragen, für 15 Minuten. Damit Frau Sommer sofort vorbereitet ist, notiere ich kurz den Kontext: Umsatzsteuer-Voranmeldung, fehlende Belege März und die Zuordnung der Positionen. Ist das korrekt?
  14. Anrufer: Ja, korrekt.
  15. Assistent: Super. Die Bestätigung geht wie gewohnt an schneider@beispiel.de. Möchten Sie die fehlenden Belege vorab noch einmal gesammelt schicken, oder liegen diese bereits vor?
  16. Anrufer: Ich schicke sie gleich.
  17. Assistent: Perfekt, dann ist der Termin maximal effizient. Vielen Dank für Ihren Anruf, Herr Schneider. Frohe Ostern und einen schönen Tag. Auf Wiederhören.
  1. SystemAnruf rein · Begrüßung mit KI-Hinweis (in der Hörprobe gekürzt).
  2. SystemNummer passt zu einem Kundenkonto · Kontext erst nach Bestätigung.
  3. Anrufer„Guten Tag, Schneider hier. Ich bräuchte einen Termin.“
  4. Assistent„… Kurz zur Sicherheit: Spreche ich mit Herrn Thomas Schneider aus Bad Kreuznach?“
  5. Anrufer„Ja, genau.“
  6. Assistent„… Geht es um Ihre Rückfrage zur Umsatzsteuer-Voranmeldung, zu der Sie letzte Woche eine E-Mail geschickt hatten?“
  7. Anrufer„Ja, genau. Dazu.“
  8. Assistent„… Möchten Sie einen kurzen Rückruf durch Frau Sommer oder lieber einen festen Termin im Kalender?“
  9. Anrufer„Lieber einen festen Termin.“
  10. SystemTermin mit Frau Sommer eingetragen: Donnerstag, 10:30 Uhr · 15 Minuten.
  11. SystemCRM aktualisiert: Kontext notiert – Umsatzsteuer-Voranmeldung, fehlende Belege März.

Hörproben gekürzt, ohne Begrüßung. In der Begrüßung sagt der Assistent, dass eine KI spricht.

Live-Demo läuft
Beispielablauf · simuliert
Basic
AnruferNummer unbekannt
KI-TelefonassistentStimme · Sprachmodell
Aktionen0 / 3
BeispielablaufSchritt 1 / 8
Anruf rein · Begrüßung mit KI-Hinweis (in der Hörprobe gekürzt). 
Anliegen erfasstSpracherkennung
GesprächsnotizStrukturiert
E-Mail ans TeamAusgabe
+ Business · Termin direkt buchen
+ Premium · Erkennung, Kontext & CRM

Beispielhafter Ablauf. Die Bausteine laufen in der EU, wo der Dienst das ermöglicht, mit AVV je Dienst; angebundene Systeme (DATEV, Outlook, CRM) bleiben bei Ihnen.

Basic

Strukturierte Annahme. Der Anruf wird verstanden, dokumentiert und sauber ans Team übergeben. Jedes angenommene Anliegen landet im Team-Postfach.

Team-PostfachE-Mail-Notiz

Gesprächsnotiz – Rückruf erbeten

Beispiel
Von
KI-Telefonassistent
Anliegen
Heizungsstörung, Fehlermeldung E12
Wunschzeitraum
morgen Vormittag
Rückrufnummer
0671 ••• ••• 47
So sieht die Notiz aus, die Ihr Team morgens vorfindet.
  • Auch nach Feierabend erreichbar
  • E-Mail mit Anliegen, Wunschzeitraum und Rückrufnummer
  • Jedes angenommene Anliegen landet dokumentiert im Postfach
Immer dabei

Was jede Stufe mitbringt

Ob Sie mit Basic starten oder direkt Premium nehmen – diese drei Punkte sind bei jeder Ausbaustufe drin.

Register01–03
  1. 01

    Auch nach Feierabend erreichbar

    Mittagspause, Feierabend, Urlaub – der Assistent nimmt trotzdem ab, im Rahmen des gebuchten Minutenkontingents (in Basic und Business ein Gespräch gleichzeitig). Deutlich weniger verpasste Anrufe, keine vergessene Rückfrage.

  2. 02

    Team-Entlastung

    Routineanfragen – Terminwünsche, Öffnungszeiten, Wegbeschreibung – laufen automatisch. Ihr Team konzentriert sich auf die Anliegen, bei denen es wirklich gebraucht wird.

  3. 03

    Sauber dokumentiert

    Jedes Gespräch wird strukturiert zusammengefasst. Sie sehen auf einen Blick, was angefragt wurde und was zu tun ist – ohne Notizzettel-Chaos.

In rund 51 Sekunden erklärt

KI-Telefonie Ihr Telefon nimmt ab, auch wenn gerade niemand kann

Zur KI-Telefonie im Shop
Erklärvideo · Untertitel zuschaltbarBilder und Stimme KI-generiert
Warum Kommtronik

Warum Kommtronik dafür?

Eine KI-Stimme einrichten kann jeder Anbieter. Der Unterschied liegt darin, wie sie an Ihren Betrieb angepasst wird – und was danach passiert.

Gesprächsleitfaden gemeinsam entwickelt
Wir erarbeiten Leitfaden, Stimmen-Charakter und Übergaben mit Ihnen – keine Standard-Bots, sondern eine Stimme, die zu Ihrem Betrieb passt.
Datenschutz von Anfang an mitgedacht
Hosting in der EU, wo der Dienst es erlaubt, und AVV je Dienst. Ist ein US-Dienst beteiligt, sagen wir Ihnen das vorab – samt Restrisiko. Wir setzen auf Lösungen, die mit dem deutschen Datenschutz vereinbar sind.
In Ihre Systeme integriert
Outlook, Google Kalender, Ihr CRM oder Ihre Branchensoftware – je nach Ausbaustufe richten wir die Schnittstellen sauber ein und betreuen sie laufend.
Erster Schritt

So starten Sie

  1. Erstgespräch: etwa 15 Minuten, kostenfrei und ohne Verkaufsdruck – wir klären den Bedarf.

  2. Danach erhalten Sie ein konkretes Angebot.

Erstgespräch vereinbaren
Förderung

Förderung möglich? Wir prüfen das für Sie

Wichtig: Beauftragen Sie nichts, bevor das Programm es erlaubt – sonst kann die Förderung entfallen.

Förderung kostenlos prüfen So läuft der Antrag
Häufige Fragen

Häufige Fragen zur KI-Telefonie

  • Ein KI-Telefonassistent (kurz: KI-Telefonie) nimmt Anrufe an, versteht das Anliegen und dokumentiert es oder bucht direkt einen Termin. Bei Kommtronik gibt es ihn in drei Ausbaustufen – vom Annehmen und Zusammenfassen über die Terminbuchung im Kalender bis zur Wiedererkennung von Anrufern mit CRM-Anbindung.
  • Das verstehen wir. Die Realität sieht aber oft so aus: Mittwochnachmittag geht niemand ran, weil das Team mit Kunden im Haus beschäftigt ist. Dann verlieren beide – der vor Ort und der am Telefon. Der Assistent nimmt die Anrufe strukturiert auf, Ihr Team kann sich ganz auf die Menschen vor Ort konzentrieren. Und wer wirklich einen Menschen will, wird durchgestellt – mit allen Kontextdaten.
  • Heutige KI-Stimmen klingen sehr menschlich. Der Assistent sagt zu Beginn, dass er eine KI ist – das schreibt die EU-KI-Verordnung seit August 2026 vor. Anrufer wissen also, dass es ein Assistent ist – aber sie fühlen sich ernst genommen, weil zugehört wird und das Anliegen strukturiert ankommt. In einem Termin spielen wir Ihnen gerne Demo-Gespräche vor.
  • Dann leitet er sauber weiter – entweder direkt an die zuständige Person oder mit einer Notiz, die Ihr Team später bearbeitet. Sie definieren, wo die Grenzen liegen. Der Assistent ersetzt nicht den Menschen, er entlastet ihn.
  • Für die Ausbaustufe Basic in der Regel ein bis zwei Wochen. Business und Premium brauchen länger, weil mehr Logik, Kalender-Anbindung und ggf. Datenbank-Integration dazukommen. Wir machen vorher einen klaren Zeitplan.
  • Wir versuchen für jeden Kunden eine maßgeschneiderte Lösung zu finden – und in den meisten Fällen klappt das auch. Es gibt aber technische Grenzen: ältere Branchensoftware ohne offene Schnittstelle, proprietäre Cloud-Systeme mit geschlossenem Datenmodell oder Programme, die schlicht keine Anbindung nach außen erlauben. In so einem Fall sagen wir das offen – und schauen mit Ihnen, ob ein Zwischenschritt (Export, Sync über DATEV, Browser-Automatisierung) Sinn ergibt. Lieber ehrliche Antwort vorab als ein Projekt, das mittendrin in der Sackgasse landet.

Stand:

Der nächste Schritt

Sie haben gehört, wie es klingt – jetzt für Ihren Betrieb?

Erzählen Sie uns, wie bei Ihnen das Telefon klingelt – wir zeigen, welche Ausbaustufe passt: Basic, Business oder Premium.

Erstgespräch vereinbaren

Vor Ort, am Telefon oder per Videocall.

Oder direkt anrufen+49 671 21548850

Mo–Fr, 08:00–17:00 Uhr · Schwabenheimer Weg 62, Bad Kreuznach

Oder erst noch mal oben reinhören.

„Bei uns antwortet keine Hotline, sondern ich oder jemand aus dem Team.“
Eduard Schumacher · Vorstand