E-Mails, Formulare, Termine und Anfragen laufen in einer Oberfläche zusammen – statt in zwölf offenen Tabs.
16 Fragen in sechs Bereichen – von der Dateneingabe bis zum Telefon. Danach sehen Sie Bereich für Bereich, wo sich Automatisierung bei Ihnen lohnt.
wenige Minuten · kostenlos
Prozessautomatisierung heißt, wiederkehrende Routinearbeit von Software erledigen zu lassen – zum Beispiel Eingangsrechnungen automatisch erfassen, an DATEV übergeben und im Team-Postfach zuordnen. Die Abläufe bleiben Ihre, nur die Klicks entfallen.
Vier Muster begegnen uns in fast jedem Betrieb, mit dem wir sprechen – unabhängig von Branche oder Größe.
Zu viele manuelle Zwischenschritte
Übertragungs- und Abschreibfehler
Fehlende Übersicht über Aufgaben, Daten und Zuständigkeiten
Doppelte Arbeit
Eingang, Verarbeitung, Ergebnis – in einer Oberfläche. E-Mails, Formulare, Termine, Meldungen und Anfragen laufen in einem zentralen Dashboard zusammen.
Sie sehen, was erledigt, offen und dringend ist. Die Routine erledigt das System – Sie greifen nur noch bei den Ausnahmen ein. Das funktioniert in der Steuerkanzlei genauso wie im Mittelstandsbetrieb. Wir richten das System bei Ihnen vor Ort ein und betreuen es laufend – in Mainz ebenso wie in Worms und Umgebung.
Weniger manuelle Arbeit · Weniger Fehler · Mehr Überblick
Nicht weniger Nachrichten, sondern weniger Entscheidungen: Rechnungen werden erkannt, Anfragen landen bei den Richtigen und Termine gehen direkt in den Kalender. Übrig bleibt nur, was Sie wirklich betrifft.
So sieht ein typischer Ablauf aus, wie wir ihn einrichten.
Schauen Sie zu, was passiert, wenn eine E-Mail eintrifft.
Ablauf des Beispiels: „Eingehende E-Mail“ führt zu „KI erkennt das Anliegen“. „KI erkennt das Anliegen“ verzweigt zu „DATEV“, „Team-Postfach“ und „Kalender“. „DATEV“ führt zu „Team-Benachrichtigung“. „Team-Postfach“ führt zu „Team-Benachrichtigung“. „Kalender“ führt zu „Team-Benachrichtigung“.
Tipp: Schritt antippen für DetailsKnoten anklicken für Details
Übersetzt in Zahlen
Was das für eine 5-Mitarbeiter-Kanzlei bedeuten kann:
Möchten Sie diese Zahlen für Ihre Kanzlei sehen?
Beispielrechnung mit runden Annahmen: 5-Mitarbeiter-Kanzlei · ~2,5 Std. Routinearbeit/Tag im Team · 4.200 Klicks/Tag · 45 €/Std. Vollkosten · 220 Arbeitstage. Ihre echten Zahlen ermitteln wir im Erstgespräch.
Wir starten klein – mit dem Ablauf, der am meisten Zeit frisst. Wenn der läuft, kommen die nächsten dran.
KI-gestützte Postfach-Organisation: Anfragen, Rechnungen, Spam und Routine landen automatisch im richtigen Ordner – bei der richtigen Person.
PDFs, Formulare und Belege werden ausgelesen und sauber in Ihre Systeme übergeben. Ohne Abtippen, ohne Tippfehler.
Was über Telefon, Web-Formular, E-Mail oder Kontaktbogen reinkommt, landet an einer Stelle – strukturiert und einer Person zugewiesen.
Wiederkehrende Dokument-Workflows mit klaren Bearbeitungsständen und Eskalationen. Inklusive automatischer Rechnungserkennung und DATEV-Weiterleitung.
Digitale Termin- und Buchungssysteme, die mit Outlook und Google Kalender sauber zusammenarbeiten – inklusive Bestätigungen und Erinnerungen.
Eine Oberfläche zeigt: was läuft, was hängt, was muss heute raus. Automatische Aufgaben im Hintergrund, manuelle Eingriffe nur, wenn wirklich nötig.
Akte 01
0verlorene Belege seit Go-Live
Automatisierung scheitert selten an der Technik, sondern meistens daran, dass die Abläufe vorher niemand genau aufgeschrieben hat – und genau da fangen wir an.
Erstgespräch: etwa 15 Minuten, kostenfrei und ohne Verkaufsdruck – wir klären den Bedarf.
Danach erhalten Sie ein konkretes Angebot.
Ein halber Tag · vor dem ersten Ablauf
Bis zu 10.000 € Zuschuss für Ihren Betrieb.
Das Land Rheinland-Pfalz übernimmt bis zur Hälfte Ihrer Beratungskosten.
Zuschuss nach dem Betriebsberatungsprogramm Rheinland-Pfalz für gewerbliche kleine und mittlere Unternehmen mit Betriebsstätte in RLP: bis zu 50 %, höchstens 500 € je Beratungstag, höchstens 20 Beratungstage in 4 Jahren. Beauftragung erst nach Bewilligung. Kein Rechtsanspruch.
Wichtig: Beauftragen Sie nichts, bevor das Programm es erlaubt – sonst kann die Förderung entfallen.
Landesprogramm und BAFA bezuschussen nur die Beratung, nicht die Umsetzung – und nicht jede Branche: Steuerberatungen, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Notare sind beim BAFA nicht antragsberechtigt, Arztpraxen nur für Qualitätssicherung, und das Landesprogramm fördert Freie Berufe nur bei Gründung oder Übernahme.
Stand:
Wir schauen gemeinsam drauf und sagen Ihnen ehrlich, was sich heute schon zu automatisieren lohnt – und was Sie sich getrost sparen können.
Vor Ort, am Telefon oder per Videocall.
Mo–Fr, 08:00–17:00 Uhr · Schwabenheimer Weg 62, Bad Kreuznach
Ein Prozess reicht für den Anfang.
„Bei uns antwortet keine Hotline, sondern ich oder jemand aus dem Team.“
