Automatisierung · erster Ablauf
Ihr erster Ablauf, in Ihrer eigenen Umgebung
- Rechnungen: Rechnung per Mail, danach Felder ausgelesen, danach In die Buchhaltung, danach Von Ihnen geprüft. Am Ende gibt Ihr Team frei.
- Anrufe: Anruf kommt rein, danach Notiz entsteht, danach Kundenkarte ergänzt, danach Termin im Kalender. Am Ende gibt Ihr Team frei.
- Anfragen: Kontaktformular, danach Anfrage erkannt, danach Freigegeben, raus. Am Ende gibt Ihr Team frei.
- Belege: Beleg fotografiert, danach Beleg erkannt, danach Im richtigen Ordner. Am Ende gibt Ihr Team frei.
Mehr Aufträge, mehr Mails, mehr Belege, aber nicht mehr Mitarbeitende? Dann lohnt der Blick auf den Ablauf, der heute am meisten Zeit frisst, etwa den Posteingang oder das Erfassen von Rechnungen.
Gemeinsam wählen wir einen Ablauf aus und bauen ihn in Ihrer eigenen Umgebung, auf einem Server oder einem kleinen Rechner im Büro; Ihr Team gibt frei, was weitergeht. Bevor der Ablauf startet, testen wir ihn mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag. Hakt später etwas, kommt eine Fehler-Meldung.
Was das kostet, hängt vom Ablauf ab; das Angebot erhalten Sie nach der Prozessaufnahme. Vorher empfehlen wir den Test Ihrer Datensicherung. Wir starten klein: Wenn der erste Ablauf läuft, kommen auf Wunsch die nächsten dran.
Was ist enthalten
- Ein Ablauf, mit Ihnen ausgewählt und gebaut
- Läuft in Ihrer eigenen Umgebung (Server oder kleiner Rechner im Büro)
- Ihr Team gibt frei, was weitergeht
- Test mit echten Beispielen vor dem Start, vorher Vertrag zur Auftragsverarbeitung
- Meldung, wenn etwas hakt
Nicht enthalten
- Prozessaufnahme vorher – eigenes Angebot, ein halber Tag
- Laufende Kosten für Server und Lizenzen – nennen wir im Angebot
- Test Ihrer Datensicherung – empfehlen wir vorher, eigenes Produkt
- Weitere Abläufe – auf Wunsch nach Angebot
- Steuerliche oder rechtliche Prüfung des Ablaufs
So läuft es ab
Anfrage sendenÜber den Knopf „Angebot anfragen“ schreiben Sie uns kurz, was Sie vorhaben.
Kurzes GesprächIn der Regel innerhalb eines Werktags (Mo–Fr) melden wir uns und klären mit Ihnen, was Sie brauchen.
Schriftliches AngebotSie erhalten ein schriftliches Angebot mit klaren Preisen. Verbindlich wird es erst mit Ihrer Zusage.
UmsetzungNach Ihrer Zusage setzen wir alles zum vereinbarten Termin um.
Häufige Fragen
Was brauchen Sie dafür?
Eine eigene Umgebung bei Ihnen, etwa einen Server oder einen kleinen Rechner im Büro. Für Anfragen von außen eine erreichbare, verschlüsselte Adresse, und für jede Kundenverwaltung, Buchhaltung oder Telefonanlage eine dokumentierte Schnittstelle. Was bei Ihnen vorhanden ist, prüfen wir vor dem Angebot.
Und wenn der Ablauf hakt?
Dann meldet er den Fehler, und Ihr Team entscheidet, wie es weitergeht. Bevor er startet, testen wir ihn mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag.
Ist das KI?
Nicht unbedingt. Manche Abläufe brauchen keine KI, sondern feste Regeln. Was passt, entscheiden wir mit Ihnen anhand Ihres Ablaufs.
Geht das auch mit Mandanten- oder Patientendaten?
Nur unter Bedingungen. Echte Beispiele verwenden wir erst, wenn Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheit mit allen beteiligten Dienstleistern vertraglich geregelt sind und Sie den Einsatz rechtlich geprüft haben. Patientendaten nur, wenn jeder beteiligte Cloud-Dienst § 393 SGB V erfüllt (unter anderem C5- oder gleichwertiger Nachweis).
Wie viel Zeit spart uns das?
Eine Zahl versprechen wir nicht. Ob der Ablauf trägt, testen wir mit echten Beispielen, bevor er startet.
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