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Kommtronik AG · IT-Systemhaus in Bad Kreuznach

KI im Team – 3 Fragen vor dem Eintippen

KI kann bei Berichten, Anträgen und Briefen helfen. Wer sie nutzt, will meist einfach gut und schneller fertig werden – das ist verständlich. Entscheidend ist, welche Daten hineingehen und über welchen Zugang. Diese drei Fragen helfen vor dem Eintippen.

  1. 1. Kann man im Text einen Menschen erkennen?

    Stehen Namen darin oder Angaben, an denen man ein Kind, einen Patienten, einen Klienten oder eine Kollegin erkennen kann – etwa Geburtsdatum, Diagnose, Adresse oder eine besondere Lebenslage? Dann gehört der Text nicht in einen frei verfügbaren KI-Chat – und in einen freigegebenen Zugang nur, wenn Ihre Einrichtung das für solche Daten ausdrücklich erlaubt hat. Ein Kürzel statt des Namens reicht oft nicht, weil man Menschen auch an den übrigen Angaben erkennt.

  2. 2. Ist das ein dienstlicher Zugang?

    Nutzen Sie die KI über einen Zugang, den Ihre Einrichtung freigegeben hat – oder über ein privates Konto? Für dienstliche Texte ist der freigegebene Zugang gedacht. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, dass Arbeitgeber für die berufliche Nutzung eigene Geräte und Zugänge bereitstellen (Orientierungshilfe KI und Datenschutz, Mai 2024).

  3. 3. Gibt es bei uns eine Regel dafür?

    Weiß Ihr Team, was in eine KI darf, welche Dienste freigegeben sind und wer das entscheidet? Wenn nicht, müssen Sie das nicht allein lösen – das ist eine Frage für die Leitung.

Infoblatt der Kommtronik AG, Bad Kreuznach · Stand Oktober 2026 · Keine Rechtsberatung: Was in Ihrer Einrichtung gilt, entscheiden Leitung und Träger, beraten von Ihrem Datenschutzbeauftragten.