Automatisierung: Warum Sie mit einem einzigen Prozess anfangen sollten
Ein Prozess, ein Pilot, ein messbares Ergebnis: Wie der Einstieg in die Automatisierung gelingt – ohne Großprojekt und ohne Systemwechsel.
Automatisierung scheitert selten an der Technik – meistens daran, dass zu viel auf einmal gewollt wird. Das Großprojekt, das alle Abläufe gleichzeitig digitalisieren soll, versandet in Abstimmungsrunden. Dabei sind die Probleme im Alltag erstaunlich ähnlich: zu viele manuelle Zwischenschritte, Übertragungs- und Abschreibfehler, fehlende Übersicht über Aufgaben und Zuständigkeiten, doppelte Arbeit. Diese vier Muster begegnen uns in fast jedem Betrieb – unabhängig von Branche oder Größe. Der bessere Weg dagegen ist unspektakulär: ein einzelner Prozess, ein Pilot, ein messbares Ergebnis.
Ein Prozess reicht für den Anfang
Wir starten mit dem Ablauf, der am meisten Zeit frisst – nicht mit einem Großprojekt. Für klar umrissene Routinen wie Rechnungseingang oder das Verteilen von Interessenten-Anfragen dauert es oft nur wenige Wochen bis zum Pilotprojekt. Sie sehen früh Ergebnisse und entscheiden dann selbst, wo es als Nächstes hingeht. Läuft der erste Prozess, kommen die nächsten dran.
Vorher messen, nachher vergleichen
Ob sich ein Pilot gelohnt hat, ist keine Gefühlsfrage. Wir definieren vor dem Start, was besser werden soll:
- Bearbeitungszeit pro Vorgang
- Fehlerquote – etwa durch Übertragungs- und Abschreibfehler
- Anzahl manueller Eingriffe
- Durchlaufzeit vom Eingang bis zur Erledigung
Nach dem Pilotprojekt vergleichen wir mit dem Vorher-Zustand. Ehrlich und nachvollziehbar, ohne Schaumschlägerei – und wenn sich ein Prozess nicht rechnet, sagen wir Ihnen das auch.
Kein Systemwechsel nötig
Eine häufige Sorge: „Dann müssen wir ja alles neu kaufen.“ In der Regel nicht. Wir setzen auf Ihre vorhandenen Systeme auf – E-Mail, ERP, DMS, DATEV, Kalender – und verbinden sie über Schnittstellen. Ziel ist nicht, Software zu ersetzen, sondern das, was Sie schon haben, besser zusammenspielen zu lassen. Das Ergebnis ist ein Cockpit statt zwölf Tabs: eine Oberfläche zeigt, was läuft, was hängt und was heute raus muss.
Ein Beispiel: der Rechnungseingang
Rechnungen kommen per Mail, als PDF, manchmal auf Papier. Jemand tippt Daten ab, leitet weiter, hakt nach. Genau solche Routinen eignen sich für das erste Pilotprojekt: Automatische Rechnungserkennung liest die Belege aus und leitet sie an DATEV weiter – ohne Abtippen und mit deutlich weniger Übertragungsfehlern. Als DATEV-Partner seit 1998 binden wir Rechnungseingang, Belege und Buchhaltungs-Schnittstellen sauber an – nicht halb.
Und der Datenschutz?
Wir hosten Lösungen, wo möglich, innerhalb der EU, dokumentieren Verarbeitungswege und schließen die nötigen Verträge sauber ab. Für besonders sensible Bereiche gibt es On-Premise- oder private Hosting-Modelle. Ihre Mitarbeitenden brauchen dafür kein Spezialwissen: Wir schulen das Team auf das, was sich tatsächlich ändert – in Klartext, nicht in IT-Jargon.
Der erste Schritt
Suchen Sie den einen Prozess heraus, der im Alltag wirklich nervt. Wir schauen gemeinsam drauf und sagen Ihnen ehrlich, was sich heute schon zu automatisieren lohnt – und was Sie sich getrost sparen können. Was das kostet, hängt vom Prozess ab – konkrete Zahlen nennen wir auf Anfrage, wenn wir ihn kennen.
